Secondo il Regolamento REACH, un distributore è un attore che si limita a immagazzinare e a immettere sul mercato sostanze, in quanto tali o in quanto componenti di una miscela. Quindi per essere considerato un distributore è necessario immagazzinare e mettere a disposizione di terzi (per esempio, rivendere) le sostanze o le miscele.

Rivenditore al dettaglio è un attore che si limita a immagazzinare e a immettere sul mercato sostanza, miscele o articoli vendendoli a consumatori finali e/o a utilizzatori professionali attraverso esercizi commerciali. I rivenditori al dettaglio sono una sottocategoria di distributori.

Anche le imprese di stoccaggio, che si limitano a immagazzinare sostanze o miscele per terzi, sono una sottocategoria dei distributori. Fintanto che questi attori non svolgono alcuna operazione o attività con tali sostanze o miscele che rientri nella definizione di “uso” a norma del REACH, i loro obblighi si limitano alla trasmissione di informazioni nella catena di approvvigionamento.

Il principale obbligo di un distributore a norma del REACH è quello di trasmettere le informazioni relative ai prodotti che distribuisce da un attore all’altro della catena di approvvigionamento. Tra queste informazioni sono comprese anche le schede di dati di sicurezza relative a sostanze e miscele. Inoltre, il distributore è tenuto a trasmettere talune informazioni relative a sostanze, miscele o articoli nel caso in cui non sia prescritta una scheda di dati di sicurezza.

Il distributore non è un utilizzatore a valle di sostanze/miscele ai sensi del regolamento REACH, ma ricopre comunque una posizione chiave in relazione al flusso di informazioni all’interno della catena di approvvigionamento.

In qualità di distributore, sarà necessario avere un contatto diretto con il fabbricante/importatore e l’utilizzatore finale di una sostanza/miscela; la catena di approvvigionamento, tuttavia, può anche essere costituita da più attori e il distributore si può collocare tra due utilizzatori a valle in questa catena di approvvigionamento. In linea di massima, il distributore ha un ruolo simile a quello dell’utilizzatore a valle ai sensi del regolamento REACH. Pertanto, le esperienze e i metodi di trasmissione delle informazioni all’interno della catena di approvvigionamento acquisiti in precedenza potrebbero essere utilizzati anche nell’ambito del regolamento REACH.

La comunicazione a monte e a valle della catena di approvvigionamento rappresenta un punto cruciale ai fini della corretta applicazione del REACH e il distributore costituisce un collegamento fondamentale tra i fornitori e gli utilizzatori a valle di molte catene di approvvigionamento.

Se necessario, si può decidere di avviare in maniera proattiva uno scambio di informazioni tra un fabbricante o un produttore di sostanze e i clienti, che spesso saranno utilizzatori a valle.

In qualità di distributore, si è tenuti a trasmettere la richiesta di informazioni supplementari del cliente al fornitore e a inoltrare la risposta del fornitore al cliente in questione (ossia l’utilizzatore a valle).

Ciò accade, per esempio, nelle seguenti situazioni:

• un responsabile della formulazione o un utilizzatore finale di sostanze o miscele (ossia, l’utilizzatore a valle) vuole, avendone il diritto, notificare il proprio uso per iscritto al suo fornitore, allo scopo di rendere identificato tale uso;
• l’utilizzatore a valle trasmette una descrizione del proprio o dei propri usi al fornitore al fine di aiutare il fornitore nella preparazione del fascicolo di registrazione;
• l’utilizzatore a valle può anche decidere di predisporre la propria valutazione della sicurezza chimica, per il proprio o per i propri usi e/o per l’uso o per gli usi dei suoi clienti di una sostanza o miscela. In tal caso l’utilizzatore a valle potrebbe non essere in grado di condurre autonomamente la propria valutazione della sicurezza chimica sulla base delle informazioni presenti nella scheda di dati di sicurezza o nello scenario d’esposizione che ha ricevuto; potrebbe, pertanto, avere bisogno d’informazioni supplementari da parte del fornitore in merito, per esempio, alle proprietà pericolose di una sostanza o alla valutazione dell’esposizione.

A seconda della situazione, il tipo d’informazioni che si è tenuti a trasmettere in qualità di distributore può includere:

• informazioni relative all’identificazione degli usi, provenienti da fabbricanti/importatori e destinate agli utilizzatori a valle (tramite questionari) oppure provenienti dagli utilizzatori a valle e destinate ai fornitori (per esempio, mediante brevi descrizioni generali standard di uso);
• informazioni in materia di salute e sicurezza su possibili pericoli e rischi del prodotto trasmesse a monte e a valle della catena di approvvigionamento. Si è tenuti a trasmettere le informazioni sui pericoli e sulla manipolazione sicura ricevute dal fornitore e destinate ai clienti. Fra queste può esserci, se del caso, la scheda di dati di sicurezza (con o senza scenario d’esposizione allegato). Inoltre, potrebbe essere necessario trasmettere informazioni su autorizzazioni o restrizioni che si applicano a una sostanza;
• informazioni sufficienti a consentire al cliente la sicurezza d’uso di un articolo quando in esso è contenuta una SVHC inclusa nell’elenco delle sostanze candidate in concentrazione superiore allo 0,1% in peso/peso;
• richieste specifiche d’informazioni da parte di un utilizzatore a valle al fornitore, se l’utilizzatore a valle intende predisporre una CSR del DU;
• nuove informazioni su proprietà pericolose o sull’adeguatezza delle misure di gestione dei rischi da parte dell’utilizzatore a valle e destinate ai fornitori.

Potrebbe essere necessario dover dimostrare di aver chiesto le informazioni al fornitore e di aver trasmesso le informazioni ricevute ad altri attori a valle della catena di approvvigionamento e viceversa. Pertanto, si raccomanda di trasmettere ogni richiesta ai fornitori e ogni informazione ai clienti per iscritto, su carta o in forma elettronica. Potreste descrivere e inserire nel vostro sistema di garanzia della qualità le procedure adottate per la trasmissione e la gestione di documenti connessi agli obblighi previsti dal regolamento REACH.

Inoltre, un distributore è tenuto a conservare e assicurare la disponibilità delle informazioni su una sostanza, in quanto tale o in quanto componente di una miscela, per un periodo di almeno dieci anni dopo che ha fornito per l’ultima volta la sostanza o la miscela (articolo 36 del REACH).