Con la gestione digitale dei registri cronologici di carico e scarico dei rifiuti, le imprese devono prestare attenzione non soltanto alla corretta compilazione delle annotazioni e alla trasmissione dei dati al RENTRI, ma anche alla conservazione del documento informatico.

Si tratta di due aspetti distinti, che concorrono a garantire la tracciabilità dei rifiuti e la disponibilità nel tempo delle informazioni richieste dalla normativa.

Le indicazioni ufficiali pubblicate dal RENTRI chiariscono che l’operatore deve organizzare la produzione del registro digitale in modo da garantirne l’immodificabilità e procedere al versamento nel sistema di conservazione a norma secondo modalità e tempistiche adeguate alla propria organizzazione.

Trasmissione al RENTRI e conservazione a norma non sono la stessa cosa

Un errore da evitare è ritenere che la trasmissione dei dati al RENTRI equivalga automaticamente alla conservazione a norma del registro.

La trasmissione riguarda l’invio al sistema delle informazioni previste dalla disciplina sulla tracciabilità dei rifiuti. La conservazione digitale, invece, è finalizzata a mantenere il documento informatico integro, autentico, leggibile e reperibile nel tempo, secondo le regole applicabili.

L’impresa deve quindi verificare che il proprio gestionale o il servizio utilizzato consenta di gestire correttamente entrambe le attività.

Quando deve essere prodotto e conservato il registro digitale?

Secondo le indicazioni riportate nella FAQ ufficiale RENTRI dedicata all’immodificabilità del registro cronologico, l’operatore può scegliere la frequenza con cui produrre il registro digitale in formato XML, in funzione della propria organizzazione e del livello di diligenza adottato.

Tra le modalità gestionali considerate ammissibili figurano:

• la produzione nei termini previsti dalla disciplina sulla conservazione delle scritture contabili;
• la produzione contestuale alla trasmissione dei dati al RENTRI;
• una periodicità definita dalle procedure interne dell’operatore, nel rispetto dei termini applicabili.

Il versamento definitivo al sistema di conservazione deve comunque avvenire almeno una volta all’anno. Per garantire l’opponibilità a terzi, il processo di conservazione richiede inoltre gli elementi previsti dalla normativa tecnica, fra cui la sottoscrizione digitale del responsabile della conservazione, secondo le modalità applicabili, e la marca temporale.

Le modalità operative concrete devono essere verificate anche in relazione al software utilizzato e alle procedure adottate dall’impresa.

Attenzione alla scadenza: non confondere bilancio e dichiarazione dei redditi

Per individuare correttamente il termine massimo, è importante non confondere la data di approvazione o deposito del bilancio con quella prevista per la presentazione della dichiarazione annuale di riferimento.

Le indicazioni RENTRI richiamano il termine previsto dalla normativa sulla conservazione delle scritture contabili: tre mesi dal termine di presentazione delle relative dichiarazioni annuali dell’esercizio di competenza.

Di conseguenza, non è corretto calcolare automaticamente la scadenza aggiungendo tre mesi alla data di approvazione o deposito del bilancio.

L’esempio secondo cui, se il bilancio 2025 viene presentato il 30 aprile 2026, la conservazione deve essere completata entro il 31 luglio 2026 non può essere assunto come regola generale: prima di applicarlo occorre individuare la dichiarazione annuale rilevante e verificarne il termine normativo.

Per evitare errori, le imprese dovrebbero definire il calendario di conservazione con il proprio commercialista o consulente fiscale, coordinandolo con il responsabile della conservazione e con il fornitore del software.

Firma digitale, immodificabilità e rettifiche

Le indicazioni RENTRI precisano che il registro elettronico in formato XML prevede una firma tecnica alla chiusura di ogni ciclo di esportazione, destinata a proteggere il pacchetto di dati esportato.

Quando l’operatore decide di archiviare il file prima del suo trasferimento al sistema di conservazione a norma, il file deve essere firmato digitalmente con firma qualificata. Il sigillo elettronico rilasciato dal RENTRI non può sostituire tale firma qualificata in questa specifica situazione.

È importante anche sapere che rendere immodificabile il documento non significa impedire qualsiasi rettifica delle annotazioni. Le correzioni o gli annullamenti possono essere effettuati nel rispetto delle regole applicabili, garantendo la tracciabilità dell’operazione, l’identificazione dell’utente e il riferimento temporale. Anche le rettifiche devono essere gestite nel flusso documentale previsto.

Che cosa deve fare concretamente l’impresa?

Per ridurre il rischio di omissioni, è opportuno adottare una procedura interna che comprenda almeno questi controlli:

1. Individuare il sistema di conservazione: verificare quale servizio o piattaforma viene utilizzato e chi ne gestisce il processo.
2. Definire la periodicità: stabilire quando produrre ed esportare il registro XML, senza attendere necessariamente la scadenza massima.
3. Verificare firme e marcature temporali: accertare che il processo applicato rispetti i requisiti tecnici previsti.
4. Controllare il versamento: conservare le evidenze dell’avvenuto trasferimento del documento al sistema di conservazione.
5. Garantire l’esibizione: assicurarsi che il registro possa essere consultato, riprodotto ed esibito agli organi di controllo.
6. Gestire le rettifiche: verificare che le modifiche successive siano tracciate e che anche le relative annotazioni confluiscano correttamente nella documentazione da conservare.

È consigliabile coinvolgere il fornitore del gestionale, il responsabile della conservazione e il consulente fiscale per coordinare gli aspetti tecnici e quelli relativi alle scadenze.

La gestione digitale del registro RENTRI non termina con la compilazione delle annotazioni o con l’invio dei dati al sistema. La conservazione a norma è un passaggio distinto, necessario per mantenere nel tempo il documento informatico e garantirne la corretta disponibilità.

La soluzione più prudente consiste nel definire una procedura aziendale, programmare la produzione e il versamento del registro con una frequenza adeguata e verificare con attenzione il termine massimo applicabile.

Riferimento ufficiale: FAQ RENTRI “Immodificabilità del registro cronologico di carico e scarico”, disponibile sul Portale di supporto RENTRI.